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生管/物管人员应具备的条件
 
 制造业里的每一家公司都少不了一个职位,即计划员(planner),负责生产计划的称为生产管理师,或称生管工程师、生管计划员,俗称生管(PC);负责物料计划的就称为物料管理师,或俗称物料(MC),有的公司沿用日语的名称就叫做资材管理员(师)。
 
 不论他/她的称呼是什么,他/她的主要责任就是做好生产和物料的计划和排程。这是一个十分「心」苦的工作,每天要面对许多的问题和挑战,譬如客户要求插单、提前交货、变更订单数量、机器故障停机、供货商延迟交货、进货品质不良…等。但公司仍得如期出货给客户,既要保持生产线的效率及正常运作,又要维持很低的存货水准。他是制造工厂里的灵魂人物,神经中枢。面对每天许多可能突发的状况(天有不测风云),他/她每天要做许多的决策,但大体而言,不脱离三个基本的问题:1.要生产或采购什么?2.生产或采购多少?3.何时要发出生产或采购订单?订单应何时完成?这三个都不是很好回答的问题。
 
 想要扮演好成功的生管和物管人员的角色,不是一件容易的是。他/她要对公司的产品和生产步骤相当了解,也要对物料的特性和用途有所认识,还要时时刻刻掌控生产进度和物料的状况。才能做好生产和物料的计划和管制。除了专业的技能和知识之外,他/她还要具备何种特质呢?
 美国生产及存货管理协会(APICS)(www.apics.org)列举一位计划人员(planner)应该具备十种的特质,以下就逐项说明。
 1. 良好的数字观念:由于生产及物料的计划与控制所处理的都与数目有关,例如:生产或采购的订单数量是多少?哪一个项目(料号)?存货金额价值多少?哪一天订单应该完成(何时)?而且数目随时在变,若是缺乏数字观念,做起来就会觉得吃力,且不易把事情做好。具有良好数字观念与否多半是个人的天性,后天的努力和改变是有限的,这是担任此项职务的人要先对自己的特质有所认识。
 2. 掌握数目隐含的意义:数目字固然提供了一些信息,但是它说明了什么事情?例如:存货是否偏高或太低?计划是否可以如期达成?生产的效率是否符合预期?对客户的如期交货率是否有改善?这一些都需要生管或物管人员去探讨或说明。因此,要对数字背后隐含的意义有更深的了解,才有助于工作。
 3. 承受压力之下依然冷静:由于生管/物管人员面对瞬息万变的状况,有许多原先意想不到的问题会发生,许多事情无法依照原先的计划去进行,例如:供货商延迟送货、库存料帐不准造成短缺…等,生管/物管人员在此种压力下,必须依然保持冷静,才能作更好的替代方案,使不预期的冲击所带来的负面效果减至最低,如果生管/物管人员慌乱,生产和相关部门的人必会随之慌乱而不知所措。
 4. 要有弹性,找出方法做到别人认为不可能的事:由于现实环境状况一直在变化,原先的计划无法执行时,生管/物管人员就必须想出较佳的方法来解决问题。而解决的方法不是仅有一种或二种,诚如工业工程人员所尊奉的信条:「凡事都有更好的方法」。生管/物管人员也必须在面对问题时,想出更好的方法,并付诸计划与实行。
 5. 做一个解决问题的人而不仅是救火队:生管/物管人员每天都可能面对许多问题,这些问题可能是一时的,也可能是长期以来经常发生的,如果仅是扮演救火队员的角色,只能把当时或当天的问题解决,但若没有找出其问题的根源,加以解决,问题仍会一而再再而三地发生。因此,生管/物管人员除了解决一时的问题(救火),也要设法找出问题的症结,彻底解决,以免再度发生,或减少其发生的频率。在实际工作里,许多生管/物管人员努力去扮演好救火队员每天的工作,却无力或无心去解决根本的问题,例如建立一个制度或提出改善方案,因此,常觉得十分劳累。
 6. 有条理,资料保存的好,准确性高:生管/物管人员每天处理的数据量极大,举凡客户订单、生产排程、制造工单、派工单、采购订单、供货商交货单、入库单…等。如果平时没有良好的习惯,随时将这些数据分类、归档,以便查询,避免需要时找不到所要的数据。因此,需先要求自己做到凡事要有条理,而且也要求自己提供给别人或由别人提供的数据,其准确性要高,例如:库存数、生产完成数、销售预测数、客户订单的规格、数量等。数据若不准确,依据其所做的决策就会错误,而错误的决策往往需要十倍,甚至百倍的力量才能弥补。
 7. 坚定以达成预期任务:由于计划的执行往往会遭遇困难,生管和物管人员必须要有坚定不移的决心,才能排除万难,达成原订的目标。
 8. 好的沟通者:生管和物管人员所扮演的角色是许多功能部门的协调者,因此也必须要具备良好的沟通技巧。此种沟通技巧包括口头、书面和人际间的沟通,以调和各部门的意见,群策群力,共同解决问题。
 9. 赢得信赖与信心:生管和物管人员负责计划和控制,他(她)所做的决策为生产、采购以及其它部门所遵行。因此平常必须建立别人对他/她的计划给予尊重和信心,才可能有效地执行。生/物管人员事前审慎的思考和计划,并考虑可能发生的状况,以免「朝令夕改」,如此才能赢得相关部门的信赖和信心。
 10. 为了解决问题,愿意将问题反映至组织里更高的层级:生管或物管人员面临的小问题往往是影响整个大企业的大问题,例如:对客户承诺的货无法如期交货、生产线因故停线、工人无事做。此时生管或物管人员就必须立刻向上级反映,请求上级做裁示或协助解决,「人微言轻」,不敢向上反映,以致拖延处理的时效,小问题摆久了便成为大问题。
 
 结语
 生管和物管人员是制造业里协调各单位、拟定生产或物料计划的人,要做好这项工作,有些是要具备一些天生的特质,例如良好的数字观念;有些却可由对自己的要求和训练得来,例如前述的遇事冷静、沉着、坚定、准确性高、良好的沟通技巧和解决问题的能力,成功的生管/物管人员不但会有良好的工作生涯,也是制造业里一项最重要、不可缺少的资产。


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